Voici nos sept suggestions :

1) Rédiger un objet qui structure la lettre.
L’objet actuel (« Fin d’emploi ») n’est plus approprié puisque le destinataire a déjà été congédié… il y a un mois! Cette nouvelle lettre devrait être une réponse au fait que le plaignant a contesté la décision de son congédiement; il a en effet demandé au maire d’intervenir en sa faveur. L’objet doit en tenir compte. Notre suggestion : « Suivi sur votre demande de révision de votre congédiement ».

2) Aller droit au but dès l’introduction.
Si l’objet de la lettre avait été « Confirmation de la réception de votre lettre au maire », l’introduction de la lettre originale aurait été tout à fait appropriée. Or, l’auteure semble plutôt vouloir expliquer au plaignant les démarches qu’elle a entreprises à la suite de la lettre adressée au maire. La phrase d’introduction suivante serait plus appropriée au contexte : « Nous faisons ici un suivi sur votre demande de révision de la décision ayant mené à votre congédiement. » Essentiellement, l’introduction consiste à reprendre le contenu de l’objet, de façon plus élaborée.

3) Se débarrasser des phrases inutiles.
Dans la seconde phrase du texte original, l’auteure indique qu’elle annexe à son envoi la copie d’une lettre acheminée un mois auparavant au destinataire. Placée au début du développement, cette phrase ne fait pas avancer le propos central. Si la rédactrice veut absolument dire qu’elle réachemine cette lettre, il suffit de le mentionner en pièce jointe.

4) Éviter tout contenu parachuté.
Le paragraphe final (avant la salutation) est l’exemple même d’un contenu parachuté au cœur d’une lettre sans qu’un lecteur non averti ne puisse comprendre dès le premier abord de quoi il est question. Ce n’est qu’après une relecture attentive qu’on arrive à deviner les non-dits et les sous-entendus.

Ainsi, on peut interpréter :
a) Qu’à la réception de la lettre du destinataire, le maire a demandé des explications à madame Drapeau et l’a enjoint de revoir la décision de congédiement;
b) Qu’à la demande de madame Drapeau, les médecins de la municipalité ont à leur tour réexaminé le dossier médical du plaignant;
c) Que les médecins ont posé le même diagnostic : les « restrictions médicales » du plaignant sont « incompatibles avec le travail d’agent de sécurité ».
d) Qu’il y a donc nécessité de maintenir la première décision de congédiement.

5) Privilégier des phrases claires et simples.
Comme cette lettre sera sans doute lue par le destinataire, par les médecins de l’entreprise, par le maire et, possiblement, par d’autres intervenants du milieu légal si jamais le plaignant décide de poursuivre la contestation de son congédiement, le contenu de la lettre devrait être exprimé plus simplement.
Ainsi, l’auteure aurait avantage à remplacer les « restrictions médicales » par une énumération claire des problèmes médicaux du plaignant. De plus, il serait pertinent d’expliquer en quoi ces problèmes empêchent le plaignant d’accomplir son travail d’agent de sécurité.

6) Choisir des salutations appropriées.
La formule finale « Mes salutations distinguées » est beaucoup trop familière. Dans le contexte, il est nettement préférable de choisir une formule neutre et un ton officiel : « Veuillez agréer, Monsieur, nos salutations respectueuses ».

7) Officialiser la signature, lorsque nécessaire. L’auteure ne signe surement* pas cette lettre en son nom personnel. Elle agit ici à titre de porte-parole de la municipalité. Dans un tel contexte, il faut ajouter son titre au-dessus ou au-dessous de sa signature.

a. Si la personne occupe un poste de direction, son titre coiffera sa signature. Par exemple :
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La directrice des ressources humaines,

Josée Drapeau
____________

b. Si elle n’occupe pas un poste de direction, le titre de son emploi apparaitra* sous sa signature. Par exemple :
____________

Josée Drapeau
Agente aux ressources humaines
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Voici notre suggestion de lettre révisée :

 
Objet : Suivi sur votre demande de révision de votre congédiement
 
Monsieur,

Nous faisons ici un suivi sur votre demande de révision de la décision ayant mené à votre congédiement.

Le maire de la municipalité nous a en effet transmis votre lettre dans laquelle vous sollicitiez son intervention afin que soient revus les motifs nous ayant conduits à mettre fin à votre emploi.

À la suggestion du maire, nous avons invité les médecins à réexaminer votre dossier médical. Après analyse, ceux-ci en sont arrivés au même diagnostic que précédemment : vos problèmes de santé ne vous permettent pas de remplir adéquatement les fonctions du métier d’agent de sécurité.

Nous maintenons donc la décision dont nous vous avons fait part par lettre recommandée il y a un mois.

Veuillez agréer, Monsieur, nos salutations respectueuses.
 

La directrice des ressources humaines,

(Signature) 
Josée Drapeau

p. j.  Copie de votre lettre de congédiement
 
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