Les messages de votre entreprise seront mieux compris

En milieu de travail, chaque personne reçoit et émet en moyenne 109 courriels par jour, selon une étude internationale de la firme américaine The Radicati Group¹. Un chiffre qui croît de 7 % par année.

Cette étude n’a pas tenu compte des autres types de documents informatifs produits au sein des organisations : lettres et infolettres, notes de service, communiqués internes ou externes, documents promotionnels, fiches descriptives, procédures, rapports, notes stratégiques, procès-verbaux ou comptes rendus, etc.

Pour gérer efficacement tous ces contenus, il faut :
a)   Pouvoir comprendre rapidement et facilement ce que nos correspondantes et correspondants veulent nous dire,
b)   Trouver la ou les réponses que l’entreprise veut véhiculer;
c)   Rédiger le document approprié dans un style authentique, professionnel et direct.

Ce dernier aspect est très important pour votre organisation. C’est souvent là que le bât blesse.

Pourquoi? Parce qu’aussi compétents que soient les membres de votre personnel, peu d’entre eux ont été formés à rédiger des documents d’information – encore moins des documents plus complexes – avec clarté et efficacité.

À l’école secondaire ou au cégep? On initie les jeunes à l’écriture littéraire, ce qui est très bien en soi puisque l’objectif est de les encourager à développer leur culture générale. Cependant, en milieu de travail, les documents produits doivent être brefs, concis, simples.

Alors, les gens écrivent comme ils le peuvent, souvent comme ils parlent, ce qui n’est pas idéal.
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¹Email Statistics Report – Executive Summary.

« Concrètement, ça donne quoi? »

Nos interventions permettront aux membres de votre personnel :

de structurer adéquatement les messages de votre organisation;
de rédiger des textes qui iront droit au but, en éliminant tout élément superflu;
de produire des communications brèves, authentiques et conviviales.

En somme, nous aiderons votre personnel à écrire pour être compris… du premier coup.

Voici quelques exemples de documents pour lesquels nos services pourront vous être utiles :

Les communications avec vos clients et fournisseurs : formulaires, offres de service, modèles de lettres (invitations, félicitations, remerciements, etc.)
Vos documents d’information : vos procédures de fonctionnement, vos rapports, vos gabarits de comptes rendus ou de procès-verbaux, etc.
Les communications avec votre personnel : directives, convocations, engagements, lettres d’information, annonces diverses, etc.

L'exemple suivant illustre les résultats de nos services-conseils.
- Le texte original apparait* dans la colonne de gauche.
- Nos commentaires, dans la colonne de droite.
- Pour voir notre suggestion de texte révisé, cliquez sur le bouton
« Après révision ».

Courriel interne

Avant révision Après révision

Il s’agit d’un vrai courriel qu’on nous a soumis pour révision. Les noms ont été changés.

Objet : Diner* d’équipe

Bonjour,

Les membres de l’équipe de la Direction du marketing et celle du Développement organisationnel auront à collaborer de plus en plus souvent au cours des prochains mois.

C’est dans ce contexte que nous avons pensé organiser, de temps à autre, un diner* réunissant les deux équipes. Nous profiterons de l’occasion pour faire davantage connaissance et développer des liens.

Espérons que nous réussirons, par ce genre d’initiative, à optimiser nos services lors de la réalisation de dossiers communs.

Le premier diner* aura lieu vendredi prochain. La rencontre commencera dès 11 h 30, à la salle Multimédia. Veuillez confirmer votre présence par courriel à mon adresse.

Merci de votre collaboration,

Catherine Bourgeois et Louis-Philippe Nadon
Direction du développement organisationnel

L’objet ne contient que le thème : Diner* d’équipe. Or, il devrait inclure ce que les signataires veulent dire à propos de ce repas : « Invitation à un diner* d’équipe vendredi prochain ».

Ces deux paragraphes appartiennent au développement. Ils permettent de comprendre pourquoi les signataires ont pensé à organiser des repas d’équipe.

« Espérons que nous réussirons… » :
Ce paragraphe donne l’impression que des tensions existent entre les deux équipes. Est-ce une bonne idée de les mettre en lumière? Il serait peut-être préférable de modifier le ton de façon à rendre l’évènement* plus attirant, plus invitant…

Voici le message-clé, la raison principale pour laquelle les signataires ont rédigé ce courriel. Ils convoquent les destinataires à un premier repas d’équipe le vendredi suivant. Le contenu de ce segment devrait être placé en introduction, sous « Bonjour, ». (Voir notre suggestion de texte révisé.)

Objet : Invitation à un diner* d’équipe

Bonjour,

Nous vous invitons à un diner* d’équipe qui aura lieu vendredi prochain, dès 11 h 30, à la salle Multimédia.

Cette rencontre informelle est réservée aux membres des équipes de la Direction du marketing et du Développement organisationnel.

Comme nous aurons tous à collaborer étroitement au cours des prochains mois, nous avons pensé qu’il serait sympathique de nous réunir, de temps à autre, autour d’un bon repas afin de faire davantage connaissance.

Merci de confirmer votre présence par courriel à l’adresse : diner@notreentreprise.ca.

Catherine Bourgeois et Louis-Philippe Nadon
Direction du développement organisationnel