Nous fournirons aux membres de votre personnel les outils leur permettant de rédiger de façon plus efficace.
Selon une étude américaine réalisée conjointement par les firmes IDC et McKinsey Global Institute, le personnel de bureau consacrent 61 % de son temps de travail – chaque semaine – :
- à lire des courriels et à en rédiger;
- à chercher et à rassembler de l’information;
- à communiquer avec les collègues à l’interne.
61 % d’une semaine normale de travail équivalent entre 21 et 24 heures. C'est énorme.
Résultat : il ne reste qu'entre 14 et 16 heures aux membres de vos équipes pour accomplir les tâches spécifiques à leur emploi !
« Concrètement, ça donne quoi? »
Cliquez sur l'exemple de votre choix parmi les deux présentés ci-dessous :
- « Lettre promotionnelle »;
- ou « Lettre administrative ».
Ce faisant, vous pourrez lire :
- le texte original (dans la colonne de gauche);
- nos commentaires (dans la colonne de droite);
- notre suggestion de texte révisé (cliquez sur le bouton « Après révision »).
Voici une lettre qui nous a été soumise pour révision. Nous avons changé le nom de la signataire et son numéro de téléphone.
Objet : L’offre à l’exportation
Monsieur,
Au cours des dernières années, le Québec a connu une croissance enviable, malgré un environnement économique difficile. Une bonne partie de ce succès tient au fait que nos entreprises exportent de plus en plus. Nous devons tous nous réjouir de cette situation et en être fiers.
Aussi, dans le but d’aider votre entreprise à conquérir les marchés étrangers, notre organisme a élaboré une gamme de produits et services, dont vous trouverez le détail dans la brochure ci-jointe. Si vous recherchez un accompagnement personnalisé, un réseau de personnes ressources à travers le monde ou une connaissance des marchés étrangers, notre équipe en matière d’exportation peut vous appuyer.
En ce sens, nous avons mis sur pied une ligne téléphonique, afin de répondre aux demandes d’information et de renseignements sur l’exportation et de mieux vous orienter, selon vos besoins, vers le bon service spécialisé.
N’hésitez donc pas à communiquer au numéro sans frais 1 800 123-4567 pour toute demande concernant votre démarche à l’exportation. Vous serez ainsi mieux préparé pour réussir vos projets à l’étranger.
Veuillez agréer, Monsieur, nos salutations distinguées.
Karine Samson
Voici le type de commentaires et de conseils que nous pourrions fournir aux membres de votre personnel pour améliorer leurs compétences en rédaction.
1. L’objet ne décrit ni le sujet de la lettre ni le propos de l’auteure. Il ne reflète que le thème général. Voir notre suggestion d’objet dans le texte remanié.
2. L’introduction (le premier paragraphe) n’a rien à voir avec la raison pour laquelle la personne écrit à l’entrepreneur. De plus, cette description du contexte économique est très large et elle est bien connue. Elle ne fait pas avancer le propos. Ce passage pourrait donc être coupé. Il est nettement préférable d’indiquer au destinataire, dès l’entrée en matière, la raison pour laquelle on lui écrit. (Voir notre suggestion d’introduction dans le texte révisé.)
3. La première phrase du troisième paragraphe donne l’impression que c’est surtout d'une nouvelle ligne téléphonique dont voulait traiter l’auteure. Tout le troisième paragraphe – qui représente la conclusion dans le texte original – est en effet consacré à ce service.
Cette ligne téléphonique est-elle vraiment l’aspect le plus intéressant de la « gamme de produits et services » élaborée par l’organisme? Si c’est le cas, c’est le contenu du troisième paragraphe qui doit servir d’introduction. Et c’est sur cet aspect qu’il faut insister dans l’objet.
Pour notre part, nous croyons que c’est la gamme des produits et services – dont la ligne téléphonique n’est qu’un élément – qui doit être mise en évidence.
4. En rédaction administrative et promotionnelle, il est préférable d’utiliser une forme positive dans nos textes. La formule
« N’hésitez pas… » peut facilement être remplacée par « Nous vous invitons à communiquer avec nous au numéro… ».
5. La signataire ne semble pas bien connaitre* l’entrepreneur. Il est alors préférable d’indiquer le titre de la rédactrice afin que le destinataire sache à qui il a affaire.
Si cette personne occupe un poste de direction, le titre sera inséré avant la signature. Si la personne est simplement porte-parole de l’organisme, alors le titre ou le nom de l’organisme apparaitra* sous la signature.
Voici notre proposition de lettre révisée.
Objet : Proposition d’un nouveau service de soutien à l’exportation
Monsieur,
Afin de vous appuyer dans vos projets de croissance à l’étranger, notre organisme vous invite à profiter de notre gamme de produits et services d’aide à l’exportation.
Par exemple, aimeriez-vous mieux connaitre* les démarches à entreprendre pour exporter vos produits ou services dans les marchés les plus prometteurs? Notre équipe-conseil pourra vous renseigner à ce sujet.
Ou encore, peut-être recherchez-vous un accompagnement personnalisé pour pénétrer les marchés européen, asiatique ou africain? Si c’est le cas, vous pourriez bénéficier de notre réseau international de spécialistes en commercialisation.
Afin d'obtenir plus de détails sur l’étendue de nos services, nous vous invitons :
- à lire la brochure ci-jointe;
- à consulter notre site Internet, au www.conseilexport.ca;
- ou à communiquer avec nous au numéro sans frais 1 800 123-4567.
En attendant d’avoir l’occasion de vous seconder dans vos projets de conquête des marchés internationaux, nous vous prions d’agréer, Monsieur, nos salutations distinguées.
Karine Samson
(Titre)
(Nom de l’organisme d’aide à l’exportation)
(Adresse de courriel)
Lettre originale (les noms ont été modifiés.)
Objet : Vérification des états financiers de la compagnie Toutvabien
Bonjour,
Tout comme l'an passé, dans le cadre de nos travaux de vérification des états financiers de la compagnie Toutvabien, nous requerrons votre collaboration.
Selon les informations que nous avons obtenues jusqu'à maintenant pour la période du 1er janvier à la mi-octobre 20…, il n'y aurait eu aucune entente majeure, ni autre élément qui pourrait avoir un impact significatif sur la compagnie Toutvabien. Nous aimerions avoir une confirmation de votre part sur ce sujet.
De plus, nous voulons savoir si de nouvelles ententes ou des modifications aux ententes existantes se sont négociées depuis la mi-octobre 20…
Si vous avez des questions, vous pouvez me contacter au numéro sans frais 800 123-4567.
Merci à l'avance de votre collaboration,
Thomas Frigon
Comptable professionnel agréé
(Nom et adresse de la firme)
Nos commentaires
1. L’objet indique le sujet de la lettre mais ne précise pas ce que l’auteur veut savoir (ce pour quoi il écrit la lettre). Voir notre suggestion d’objet dans le texte révisé.
2. Le premier paragraphe n’évoque que de loin le propos. Or, une bonne introduction doit entrer dans le vif du sujet et indiquer tout de suite la raison pour laquelle la personne écrit au destinataire. (Voir notre suggestion d'introduction dans le texte révisé).
Attention au sens du verbe « requérir ». En droit, ce mot signifie « réclamer au nom de la loi ». Autrement dit, nous exigeons votre collaboration. L'auteur ne semble pas avoir l'intention de forcer le destinataire à faire quoi que ce soit. Si on tient à utiliser cette formulation, on écrira plutôt : « Nous (demandons ou sollicitons) votre collaboration. »
3. Le style des 2e et 3e paragraphes pourrait être beaucoup plus direct. En fait, l’auteur veut obtenir une réponse à ses interrogations. Il aurait intérêt à poser ses questions directement, sans détour. (Voir notre suggestion de texte révisé.)
4. « Si vous avez des questions, vous pouvez me contacter... » Une telle formulation est utile lorsque l’on donne une explication et que l’on craint que la lectrice ou le lecteur ne saisisse pas bien notre propos.
Ici, l’auteur pose deux questions. Il s’attend à des réponses, pas à des questions. Et on imagine qu’il souhaite obtenir des réponses écrites afin de pouvoir garder une trace de l’échange. Donc, il est inutile de proposer une conversation téléphonique.
Voici notre proposition de lettre révisée.
Objet : Demande d’information – Vérification de la compagnie Toutvabien
Madame,
Monsieur,
Nous avons deux questions à vous poser dans le cadre de notre vérification des états financiers de la compagnie Toutvabien :
1) Entre le 1er janvier et la mi-octobre 20…, est-il survenu un évènement* (entente majeure, etc.) pouvant avoir une influence significative sur les états financiers de la compagnie Toutvabien?
2) De nouvelles ententes ou des modifications aux ententes existantes ont-elles été conclues depuis la mi-octobre 20…?
Merci à l'avance de votre collaboration,
Thomas Frigon
Comptable professionnel agréé
(Nom et adresse de la firme)
